O serviço Colibri baseado na plataforma Zoom, fornece um ambiente de colaboração WEB sofisticado que disponibiliza ferramentas para a realização de aulas, reuniões ou trabalhos de grupo para professores e estudantes através da Internet. Permite a realização de sessões síncronas ou visionamento posterior das mesmas, integrado com ferramentas de e-Learning utilizadas nas Instituições ligadas à RCTS.
Entre outras o Zoom inclui ainda as funcionalidades de “Chat” e partilha de ecrã para, por exemplo, possibilitar o diálogo com os estudantes e a visualização de slides no contexto de aula a distância.
Para mais informações sobre as funcionalidades do serviço Colibri, consulte a página do serviço.
Os tipos de conta Zoom utilizados na videoconferência Colibri são os seguintes:
As contas Pro são válidas até duas horas após ter sido realizado o login federado na plataforma. Como tal, deverá autenticar-se antes de começar a reunião de forma a garantir que a sua sessão de trabalho é superior aos 40mins. Caso não entre na reunião duas horas após o login a sua conta irá ser reduzida de PRO para BASIC.
Se for apenas um participante NÃO deverá fazer login no sistema Colibri Zoom.
Se vai participar numa sessão deverá seguir os seguintes passos:
Os participantes devem evitar fazer o login na plataforma, visto que não é necessário para a sua participação na reunião.
Para mais informações sobre a configuração e operação do sistema zoom pode consultar a página.
Para assegurar o correto funcionamento da sessão, o vídeo e o som só deverá ser ligado se houver uma indicação do moderador para este efeito.
Caso seja moderador, deverá autenticar-se antes da reunião de forma a garantir que a sua sessão de trabalho é superior aos 40mins.
Para agendar uma sessão deverá seguir os seguintes passos:
Caso tenha feito todos os procedimentos de forma correta, e a sua conta se mantiver em modo Basic, sugerimos duas indicações:
Para informações detalhadas das configurações a utilizar para proteger as sessões Zoom consulte esta página.
1. Poderá acontecer que após fazer a autenticação a conta fique em BASIC e não PRO como era espectável. Esta conta BASIC, permite reunir com 100 pessoas durante 40 minutos e gravar a sessão no seu computador.
2. Avise os participantes que esta é uma situação temporária e extraordinária, e que a reunião poderá terminar aos 40 minutos. Mas, passado esse tempo poderá voltar a entrar no mesmo link / ID da sessão. Isto é, terá de fazer ligeira interrupção na sessão de trabalho ao fim de 40 minutos, mas depois retoma ao normal.
3. Para reuniões de maior dimensão, proceda com a criação de mais reuniões (exemplo: reunião 1.A e 1.B) e partilhe o link das sessões (reunião 1.A e 1.B) com os participantes.
4. Caso necessite de comunicar para uma grande plateia, poderá utilizar o serviço videocast.fccn.pt, sendo o mais indicado. Poderá fazer transmissões em direto, públicas, restritas ou em privado. Permite ainda a partilha de um ou dois fluxos de vídeo e incluir uma zona de chat no seu stream.
5. Se pretender apenas gravar um conteúdo programático, poderá fazê-lo através do educast.fccn.pt, no conforto do seu gabinete e/ou de sua casa. Esta ferramenta permite-lhe gravar conteúdos através do seu próprio computador e disponibilizar online, no Educast.
1. Aceda ao URL do software indicado em cima e selecione a opção “Downloads”.
2. Pode optar por aceitar ou alterar as configurações relativas ao uso de Cookies (neste exemplo foi aceite).
3. Após indicar as suas preferências pode fechar a indicação seguinte.
4. Deve selecionar o download do “Zoom Client for Meetings”.
5. Após o download estar concluido, deve iniciar o programa de instalação. Poderá ter de autorizar o instalador a fazer modificações na sua máquina (dependendo das configurações do seu sistema).
6. Espere que o processo de instalação seja concluído, findo o qual a aplicação Zoom deverá ser iniciada. Este processo termina a instalação da ferramenta, não precisa de fazer login.
Aceder à consola online para gestão de reuniões e gerir eventos
1. Aceder ao endereço: https://videoconf-colibri.zoom.us/meeting (Recomendamos o uso do browser Chrome).
2. Faça login com as suas credenciais CLIP.
3. Na sua consola de gestão, pode selecionar o separador de “Personal Meeting Room” que contém a informação sobre o evento pessoal que cada utilizador detém.
4. Nesse separador pode observar as propriedades (constantes) do seu “Personal Meeting Room” (os dados do utilizador foram removidos - retângulos azuis – na imagem).
Pode encontrar o “Meeting ID” ou (mais conveniente) o “Join URL”, que qualquer um deles pode ser fornecido a um aluno (ou outro utilizador) para se juntar a esta reunião persistente.
Pode desativar o vídeo dos participantes (outros utilizadores) na opção “Vídeo – Participant” caso queira. Deve inicializar a sua reunião carregando no botão “Start Meeting”.
5. Quando pedir para começar a sua reunião, o seu browser irá pedir autorização para iniciar a aplicação Zoom. Deve aceitar.
6. Quando a aplicação Zoom iniciar, já está ligado à sua reunião pessoal. Deve selecionar a opção “join with Computer Audio”.
7. Durante a sua reunião, na barra inferior (que por vezes se esconde quando o rato não se encontra sobre a janela da aplicação) encontra as funcionalidades básicas para controlar a sua reunião.
No lado esquerdo: encontra opções para ativar/desativar o seu microfone e câmara.
No centro:
i) “Invite” permite convidar participantes;
ii) “Manage Participants” permite controlar os utilizadores que estão na sala (e.g., limitar a sua capacidade de interagir via som/video ou removê-los da sala);
iii) “Share Screen” permite partilhar o seu ecrã com os participantes da reunião (ou apenas a janela de uma aplicação);
iv) “Chat” fornece um chat simples para os participantes;
v) “Record” permite gravar a sessão para um ficheiro no seu computador.
No lado direito: na opção “End Meeting” que termina a reunião para si e para todos os restantes utilizadores.
Note que o seu “Personal Meeting” tem informação de acesso que nunca varia. Isso faz com que qualquer aluno que conheça o URL do seu Personal Meeting se possa juntar a uma reunião sua feita neste contexto. O Personal Meeting pode, no entanto, ser útil para horários de atendimento. O Zoom permite ainda a criação (antecipada) de reuniões cujo URL de acesso é sempre diferente.
8. Para agendar uma reunião deve aceder à sua consola de gestão on-line no URL: https://videoconf-colibri.zoom.us/meeting, e selecionar a opção: “Schedule a New Meeting”.
9. Deverá visualizar o ecrã de criação de reuniões.
No topo deste ecrã pode indicar o nome da reunião e opcionalmente uma breve descrição. Para além disso deve indicar a data e hora do início do evento assim como a sua duração. Finamente verifique que a time zone selecionada é a de Lisbon.
10. De seguida pode configurar a sua reunião para se repetir com uma dada periodicidade.
Se o fizer, os dados para aceder ao evento (nomeadamente o URL de acesso para os participantes) será o mesmo em todas as instâncias da reunião. Pode ainda configurar uma password necessária para aceder ao evento.
11. Pode ainda configurar como é que o host (docente) ou os participantes (estudantes) entram na reunião em termos de terem o vídeo ativo.
Adicionalmente pode indicar se os participantes podem ouvir o som apenas no computador, no telemóvel ou ambas.
12. Finalmente, pode ativar um conjunto de opções, por ordem:
i) se os estudantes podem entrar no evento antes do professor;
ii) se os estudantes devem ter os seus microfones inativos quando entram no evento;
iii) se deve existir uma sala de espera para os estudantes antes do evento começar;
iv) se apenas utilizadores autenticados no Zoom se podem juntar;
v) se o evento deve ser automáticamente gravado no computador local.
Em baixo pode ver o conjunto de opções sugeridas. Para terminar a criação do evento deve premir o botão “Save”.
13. Após a criação do evento irá aceder à página do evento (a qual é também acessível da sua página de entrada na sua consola online de gestão do Zoom).
Nesta página pode encontrar o “Join URL” que é o URL que os utilizadores devem usar para se juntar ao evento. Note que se configurou uma password para controlar o acesso à reunião, a password já estará contida no URL.
Finalmente, na hora do evento, deve iniciá-lo carregando no botão “Start this Meeting”, o qual irá lançar o Zoom no seu computador.
As instruções de como prosseguir com a autenticação e obter uma conta PRO estão disponíveis no seguinte vídeo.
