O sistema de gestão documental (NOVA GesDOC) é um projeto que engloba todas as entidades constitutivas (EC) da NOVA.
Este sistema tem por objetivo permitir a uniformização dos processos de trabalho, arquivo, classificação e aprovação da informação de uma forma estruturada e centralizada, evitando perdas de tempo e de informação.
O NOVA GesDOC pode ser acedido através do endereço https://erp.unl.pt/ com as credênciais do Sistema de Autenticação Central.
Entre outras funcionalidades o NOVA GesDOC permite
O NOVA GesDOC disponibiliza os seguintes perfis de utilizadores:
Colaborador - consulta dos documentos produzidos pelo próprio e encaminhamento de documentos recebidos e enviados por si;
Geral - consulta dos documentos do setor a que pertence e encaminhamento de documentos recebidos e enviados pelo seu setor;
Secretaria UO - Idêntico ao perfil "Geral" com o possibilidade adicional de gestão de saídas e controlo de documentos encaminhados no seu setor.
A Reitoria da NOVA disponibiliza uma página WIKI, com conteúdos relacionados com a utilização do sistema, como manuais, videos das formações, lista de classificação de documentos, perguntas frequentes, e links para páginas relacionadas.
O Manual do Utilizador e o Guião de Tarefas Frequentes encontram-se disponíveis também, na sua versão mais atual, no próprio sistema, nas configurações do utilizador (canto superior direito, ícone da roda dentada, junto ao nome do utilizador).
A gestão do serviço é da responsabilidade da Reitoria.
O suporte ao serviço é assegurado pelos key-users designados em cada setor e pelos gestores funcionais da NOVA FCT.
Os funcionários com a função de key-users são responsáveis por apoiar a formação e utilização deste sistema nos respetivos setores.
Os gestores funcionais da NOVA FCT são responsáveis pela atribuição de privilégios, gestão da EC, apoio à definição e configuração de workflows e comunicação com a equipa da Reitoria.
Os gestores funcionais deverão ainda apoiar a utilização do NOVA GesDOC aos utilizadores key users e utilizadores com perfil de secretaria UO.
Os funcionários com dificuldades na utilização do sistema deverão contactar os key users do respetivo sector. Os funcionários key users foram designados pelos responsáveis de cada sector.
