A Google impôs recentemente às Universidades novos limites ao armazenamento. Para endereçar os novos limites, dificuldades de envio e receção de mensagens no domínio @campus.fct.unl.pt (@campus) e para mitigar os riscos de cibersegurança serão aplicadas diversas alterações relacionadas com a utilização das contas Google Workspace. Designadamente, serão impostas quotas à capacidade de armazenamento das contas individuais e será realizada a separação dos serviços de correio eletrónico destinado a utentes ativos e alumni.
A FCT NOVA continuará a oferecer aos alunos e funcionários a capacidade de armazenamento mais alargada possível, mas, como demonstram as recentes mudanças na política do Google, o espaço de armazenamento disponibilizado permanecerá sujeito a alterações.
A separação de serviços consistirá na criação de um novo domínio @alumni.fct.unl.pt (@alumni) destinado a antigos alunos e na remoção das contas de antigos alunos do domínio @campus.
A FCT NOVA deixará de disponibilizar automaticamente contas Google Workspace a alumni. Os alumni deverão solicitar explicitamente a atribuição de um endereço e conta @alumni.
As contas @alumni terão as seguintes características gerais;
Além da criação de um novo domínio de correio eletrónico para alumni serão aplicadas as seguintes alterações para limitar o espaço de armazenamento utilizado:
Os utentes com armazenamento acima da quota de 5 GB apenas poderão utilizar em plenitude o serviço de correio eletrónico. Os restantes serviços Google funcionarão em modo de consulta.
Durante este processo, será criado um reencaminhamento temporário (até final de julho 2024) de mensagens destinadas a contas apagadas em @campus para os novos endereços em @alumni. Esta medida tornará a migração para um novo endereço menos disruptiva e permitirá mais tempo aos utentes para avisarem os respetivos contactos e alterarem serviços associados ao antigo endereço.
Para que não perca os dados armazenados nas contas que serão destruídas, recomendamos que salvaguarde os seus dados para outro repositório, designadamente:
Conta pessoal Google: Se ainda não possui uma conta pessoal Google, pode criar uma gratuitamente. A Google oferece 15 GB de armazenamento gratuito nessas contas. Complementarmente, pode adquirir armazenamento adicional à Google. Esta é a solução mais simples para migrar os dados da conta @campus através dos mecanismos de partilha Google Workspace.
Armazenamento em Cloud: Existem outros fornecedores de armazenamento Cloud, tais como, Dropbox, OneDrive e Box, que também oferecem armazenamento limitado em contas gratuitas. Existem muitos outros fornecedores de armazenamento Cloud, no entanto, o Google Takeout permite exportar diretamente para as três plataformas indicadas.
Disco rígido externo: Os arquivos digitais também podem ser armazenados num disco rígido externo ou em outro dispositivo físico através das instruções indicadas abaixo.
Para que possa exportar e armazenar os dados da conta Google Workspace noutro repositório, apresentamos abaixo algumas instruções úteis.
Complementarmente, esta solução permite converter os ficheiros nativos da Google (Docs, Sheets, etc.) em ficheiros compatíveis com o Microsoft Office. Este é o método mais indicado para transferência de áreas com muitos dados.
Instruções detalhadas
Quando o processo de criação dos ficheiros .zip for concluído (poderá demorar minutos ou horas dependendo do volume de dados) receberá um link com instruções para descarregar os conteúdos.
Depois de descarregar os dados deverá apagar todos os conteúdos das áreas Google Drive e Google Photos. Complementarmente, deverá aceder ao Google Drive utilizado a interface Web e eliminar os dados da pasta “Recycle Bin / Lixo”.
Nota: Este método apenas transfere os ficheiros dos quais é proprietário. Os ficheiros que outros utilizadores partilharam consigo não são transferidos. Esses ficheiros deverão ser transferidos pelo proprietário e, se necessário, novamente partilhados.
Para detalhes adicionais consulte as seguintes instruções da Google:
A google tem disponível uma funcionalidade no google takeout que permite transferir dados (email,drive) entre contas google.
Esta funcionalidade só está disponível para quem dispõe de contas google workspace, casos dos domínios @fct e @campus. Contudo permite transferir dados para qualquer domínio desde que seja uma conta google.
A ferramenta está acessível em https://takeout.google.com/transfer?hl=en
Para mais informações consulte a página de apoio.
Estas são algumas das alternativas que poderá utilizar para realizar a cópia dos dados Google Drive para outro repositório.
Recordamos que as metodologias indicadas não permitem a migração das partilhas existentes no Google Drive para Microsoft OneDrive.
Este método é indicado apenas para os ficheiros armazenados no Google Drive porque não transfere os ficheiros nativos da Google (Docs, Sheets, etc.) e os dados Google Photos.
Cuidados prévios a observar:
Para utilizar este método deverá instalar no seu computador pessoal o cliente Google Drive. Depois de instalar este cliente deverá:
Caso não tenha a certeza que pode transferir o conteúdo do Google Drive de uma vez só, faça uma transferência faseada selecionando um menor número de pastas de cada vez. Enquanto a transferência de ficheiros estiver a decorrer, não desligue o computador e a ligação à Internet.
Depois de copiar os ficheiros deverá certificar-se que copiou todos os dados e que apaga todos os ficheiros da área Google Drive. Complementarmente, deverá aceder ao Google Drive utilizando a interface Web e eliminar os dados da pasta “Recycle Bin / Lixo”. Finalmente, depois de efetuar a cópia de segurança das suas fotos, deverá ainda apagar todos os dados da área Google Photos.
Nota: este método não transfere os ficheiros nativos da Google (Docs, Sheets, etc.). Apenas cria links para esses documentos, na Google. Para a extração completa de dados deverá utilizar a alternativa Google Takeout.
Este método é indicado apenas para os dados Google Drive.
Através da interface Web do Google Drive pode descarregar os ficheiros da área Google Drive para o seu computador. As pastas e ficheiros selecionados serão colocados num ou mais arquivos .zip para descarga.
Esta opção permite converter de forma automática os ficheiros nativos da Google (Docs, Sheets, etc.) para formatos compatíveis com o Microsoft Office.
Depois de descarregar os dados deverá apagar todos os conteúdos da área Google Drive (inclusivamente, da pasta “Recycle Bin / Lixo”.) e copiar os dados descarregados para o Microsoft OneDrive utilizando o cliente Desktop ou a interface Web.
Apresentamos abaixo esclarecimentos ás questões mais frequentes.
O que vai acontecer às contas Google Workspace @campus.fct.unl.pt?
Os endereços antigos em @campus.fct.unl.pt deixarão de funcionar?
Sim. Deverá comunicar rapidamente esta situação aos seus contactos e alterar os serviços associados ao endereço @campus.fct.unl.pt.
Para os alumni que solicitarem uma nova conta em @alumni.fct.unl.pt, será criado um reencaminhamento temporário (até final de julho 2024) de mensagens destinadas a endereços @campus.fct.unl.pt para os novos endereços em @alumni.fct.unl.pt. Esta medida tornará a migração para o novo endereço menos disruptiva e permitirá mais tempo para avisar os respetivos contactos e alterar serviços associados ao antigo endereço.
Tenho um reencaminhamento na conta @campus.fct.unl.pt, esse reencaminhamento será mantido na nova conta @alumni.fct.unl.pt?
Não. Os reencaminhamentos pessoais definidos pelos utentes em @campus.fct.unl.pt não serão migrados para as novas contas em @alumni.fct.unl.pt.
Ao invés, poderá configurar uma resposta automática de ausência e, no corpo da mensagem de resposta, fornecer outro endereço de correio eletrónico.
Se a minha conta Google Workspace for removida perderei os meus dados?
Sim. Todos os conteúdos das contas removidas serão apagados, sem possibilidade de recuperação. Caso pretenda guardar os dados da conta, deverá realizar uma cópia de segurança até à data limite.
Posso comprar espaço de armazenamento para a conta Google Workspace disponibilizada pela FCT NOVA?
Não. Os utentes não podem adquirir espaço de armazenamento para contas associadas à FCT NOVA.
Como posso recuperar a senha CLIP para aceder à conta @campus.fct.unl.pt?
Para recuperar a senha CLIP deverá seguir as instruções da seguinte página:
Com o cancelamento das contas Google Workspace em @campus.fct.unl.pt, o que acontece ao acesso ao CLIP?
O acesso CLIP não será afetado.
Com o cancelamento das contas Google Workspace em @campus.fct.unl.pt, posso utilizar a conta Microsoft Onedrive da FCT NOVA?
As contas Microsoft Onedrive disponibilizadas pela FCT NOVA estão disponíveis para funcionários e alunos.
A minha conta Google Workspace tem mais de 100 GB de espaço de armazenamento, o que acontecerá aos meus dados?
Todos os dados das contas que excedam os 100 GB de espaço de armazenamento serão destruídos.
Para manter os dados da conta, deverá libertar espaço de armazenamento de tal forma que a respetiva área não exceda os 100 GB. Inclusivamente, deverá apagar os dados na pasta “Recycle Bin / Lixo”.
A minha conta Google Workspace tem entre 5 GB e 100 GB de espaço, o que acontecerá à minha conta?
Os utentes com armazenamento acima da quota de 5 GB e abaixo dos 100 GB apenas terão acesso de escrita no serviço de correio eletrónico. Os restantes serviços ficarão em funcionar apenas em modo de leitura, designadamente:
No domínio @campus.fct.unl.pt, se não exceder o limite de 5 GB posso continuar a escrever no Google Drive?
Sim.
Como posso transferir ficheiro que gravei em áreas partilhadas de outros utilizadores?
Uma vez que estes ficheiros para são listados no cliente desktop Google Drive, é necessário que aceda à área Web Google Drive utilizando um browser e transfira os ficheiros da pasta partilhada. Em alternativa, pode efetuar uma cópia de segurança através do Google Takeout.
Como posso transferir os ficheiros nativos da Google?
Para transferir ficheiros nativos da Google (Docs, Sheets, etc.) utilize o método Google Takeout. Em alternativa, utilizando o browser, acede à sua área Web Google Drive, selecione os ficheiros pretendidos e selecione a opção “Transferir”. Os ficheiros serão convertidos em formatos compatíveis com o Microsoft Office e transferidos.
Como posso identificar os ficheiros que partilharam comigo no Google Drive?
Pode seguir as seguintes instruções para Localizar os ficheiros partilhados consigo.
Como posso identificar os ficheiros que partilhei com outros utilizadores no Google Drive?
Para localizar os ficheiros que partilhou com outros utilizadores consulte as instruções para realizar pesquisas avançadas na seguinte página.
Como posso remover ou alterar uma partilha no Google Drive?
Pode seguir as seguintes instruções para alterar uma partilha Google Drive.
Como posso alterar o proprietário de um ficheiro no Google Drive?
Pode seguir as seguintes instruções para definir outra pessoa como proprietária do seu ficheiro.
Como posso apagar todas as fotos do Google Photos?
O Google Photos não dispõe de uma funcionalidade para apagar todas as fotos.
Para selecionar um grande número de fotos do Google Fotos, selecione uma foto, segure a tecla shift e clique numa foto. Todas as fotos entre ambas serão selecionadas. Depois de selecionar um grupo de fotos, clique no icon no canto superior direito para as enviar para o “Recycle Bin / Lixo”. Repita este procedimento até apagar todas as fotos.
Finalmente, esvazie manualmente o “Recycle Bin / Lixo”.
Como devo proceder para recuperar a senha da minha conta alumi?
A conta alumni tem um autenticação distinta do sistema central da FCT NOVA (CLIP). A recuperação da senha deverá ser feita diretamente na google.
